Du hast gerade den Kaufvertrag für dein neues Zuhause unterschrieben oder bist vielleicht schon eingezogen? Herzlichen Glückwunsch! Auch nach dem Wohnungs- oder Hauskauf gibt es aber noch ein paar Kleinigkeiten zu tun. Dazu gehört die sichere Verwahrung essenzieller Dokumente. Für einige von ihnen gilt sogar die sogenannte Aufbewahrungspflicht. Was darunter zu verstehen ist und auf welche Schriftstücke sie sich tatsächlich bezieht, erfährst du im folgenden Beitrag.
Was ist die Aufbewahrungspflicht und wofür gilt sie?
Die Pflicht, bestimmte Dokumente aufzubewahren, um sie im Bedarfsfall Behörden vorlegen zu können, betrifft größtenteils Unternehmen. Als Immobilieneigentümer:innen fallen jedoch auch Privatpersonen unter die Aufbewahrungspflicht. So sind grundsätzlich alle Dokumente, die Arbeiten auf deinem Grundstück bzw. deiner Wohnung belegen, für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dazu zählen Rechnungen über Reinigungsleistungen, Planungs-, Instandhaltungs- sowie Gartenarbeiten.
Sollte ich auch Dokumente aufbewahren, die nicht unter die Aufbewahrungspflicht fallen?
Die Antwort lautet wenig überraschend: ja. Auch Dokumente, die nicht unmittelbar von der Aufbewahrungspflicht betroffen sind, können im Fall der Fälle essenziell sein. Unbedingt aufheben solltest du als Immobilieneigentümer:in Folgendes:
- Lageplan
- Grundriss
- Liegenschaftskarte
- Bauzeichnungen
- Baubeschreibung
- Erschließungsnachweis
- Vermessungsunterlagen
- Übergabeprotokolle
- Energieausweis
- Grundbuchauszug
- notariell beurkundeter Kaufvertrag
- Grundsteuerbescheid
- Versicherungsnachweise
- Schornsteinfegerprotokolle
- Betriebskostenaufstellung
- Rechnungsbelege für Modernisierung, Sanierung und Instandsetzung
Bist du Miteigentümer:in einer Wohnungseigentümergemeinschaft - kurz WEG -, sind darüber hinaus diese Dokumente aufzubewahren:
- Dokumente von Eigentümerversammlungen (Protokolle, Beschlüsse etc.)
- Prüfprotokolle
- Wohngeldabrechnungen
- Übersicht der Mieterträge
- Pacht- oder Mietverträge
- Teilungserklärung
- (Auf-)Teilungsplan
- Abrechnung über die Betriebskosten (sofern diese durch die Hausverwaltung erstellt werden)
Vermietest du Immobilien privat, so solltest du darüber hinaus auch Übergabeprotokolle, Mietverträge und Betriebskostenabrechnungen aufbewahren - und zwar mindestens noch ein Jahr über die Kündigung des Mietverhältnisses hinaus.